Für Administratoren

Anleitung für Administratoren

Als Administrator verwaltest du in der Vereinsverwaltung Mannschaften, Trainer und Einstellungen deines Vereins. Alles aus der Trainer-Anleitung gilt für dich ebenfalls – für alle Mannschaften.

Erste Einrichtung

Beim ersten Aufruf deiner Vereinsadresse legst du den Administratorzugang an: Name, E-Mail-Adresse und Passwort. Die Adresse bestätigst du mit einem Code per E-Mail. Danach führt dich die Liste „Erste Schritte“ durch das Wichtigste: Mannschaft anlegen, Trainer einladen, Spieler anlegen und einladen, ersten Plan erstellen.

Mannschaften

Vereinsverwaltung → „Deine Mannschaften“: + Mannschaft anlegen, umbenennen oder löschen. Eine Mannschaft lässt sich nur löschen, wenn keine Spieler, Pläne oder Trainer mehr zugeordnet sind.

Trainer einladen und verwalten

  1. Tippe auf + Trainer einladen, gib Name und E-Mail-Adresse ein und wähle die Mannschaften.
  2. Tippe auf Einladung erstellen. Der Trainer bekommt die Einladung automatisch per E-Mail; zusätzlich siehst du den Link zum Weitergeben (z. B. per WhatsApp).
  3. Die Einladung gilt 7 Tage. Kommt sie nicht an, korrigiere die Adresse über „Bearbeiten“ oder tippe auf „Einladung erneut senden“.

Auf der Karte eines Trainers findest du außerdem: Passwort zurücksetzen (neuer Link per E-Mail), Deaktivieren (kein Zugang mehr, Daten bleiben), Löschen und Zum Administrator machen.

Tipp

Bestimme am besten einen zweiten Administrator als Vertretung – dann hängt der Verein nicht an einem einzigen Zugang. Deine eigenen Rechte kannst du nicht ändern, so bleibt immer mindestens ein Administrator.

Motivation: Serien und Platzierung

Unter „Motivation“ legst du fest, was Spieler in ihrem Bereich unter „Dein Team“ sehen. Alles bleibt anonym: Jeder sieht nur seinen eigenen Stand, nie Namen anderer.

  • Serien – „🔥 4 Wochen in Folge alles erledigt“ und der eigene Rekord. Bei 3, 5 und 10 Wochen geht einmal eine Glückwunsch-Nachricht raus (Text anpassbar unter „Benachrichtigungen“ → „Serie geschafft“).
  • Platzierung – der eigene Platz als Satz: „Platz 1“, „beste 5 %“, „beste 10 %“, „oberes Viertel“ oder „Mittelfeld – mit 2 Einheiten bist du im oberen Viertel“. Prozente gibt es erst ab 6 aktiven Spielern, bei kleineren Mannschaften nur „Platz 2 von 4“.
  • Hinweis bei Rückstand – wer weit hinten liegt, liest z. B. „80 % deiner Mannschaft sind schon weiter. Mit 3 Einheiten holst du auf.“ – immer mit einem Ausweg. Geht nur zusammen mit der Platzierung.
Gut zu wissen

Gezählt werden eingereichte Einheiten im laufenden Plan. Pausierte Spieler und Spieler ohne Zugang zählen nicht mit.

Datenschutz: Angaben zum Verein und AVV

Für die Daten deiner Spieler und Trainer ist datenschutzrechtlich dein Verein verantwortlich. PREPRIME+ betreibt die App für euch als Auftragsverarbeiter. Dafür braucht es zwei Dinge:

  1. Vereinsverwaltung öffnen und zu „Angaben zum Verein“ scrollen.
  2. Name des Vereins, Straße, PLZ und Ort sowie eine E-Mail-Adresse für Datenschutzanfragen eintragen. Optional: wer den Verein vertritt (z. B. der Vorstand) und – falls ihr eine/n habt – die oder den Datenschutzbeauftragte/n.
  3. Speichern antippen. Sind alle Pflichtangaben da, nennt die Datenschutzerklärung der App deinen Verein als Verantwortlichen.

Außerdem schließt dein Verein mit PREPRIME+ einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) nach Art. 28 DSGVO. Den Vertrag bekommst du ausgefüllt von PREPRIME+ (admin@preprimeplus.de); nach der Unterschrift steht unter „Angaben zum Verein“, wann er abgeschlossen wurde.

Gut zu wissen

Anfragen von Spielern oder Eltern zu ihren Daten (Auskunft, Löschung) gehen an die E-Mail-Adresse, die du hier einträgst. Eine Datenauskunft erstellst du im Spielerprofil.

Benachrichtigungen festlegen und Texte anpassen

Unter „Benachrichtigungen“ bestimmst du, welche Nachrichten Spieler und Trainer bekommen – und mit welchem Text. Es gibt 16 Benachrichtigungen, getrennt nach An Spieler (z. B. Erinnerung, Rückfrage, Ablehnung, Bestätigung, neuer Trainingsplan, Pause) und An Trainer (z. B. neuer Nachweis, Tagesüberblick, Abmeldungen, ablaufender Spieler-Link).

  1. Haken setzen oder entfernen: Ohne Haken wird die Benachrichtigung nicht verschickt – weder aufs Handy noch per E-Mail.
  2. Text anpassen öffnen und Titel und Text schreiben. Leer lassen heißt: Standardtext (steht grau im Feld).
  3. Platzhalter antippen, um sie einzufügen – z. B. {vorname}, {einheit} oder {nachricht} (der Text des Trainers). Welche es gibt, steht bei jeder Benachrichtigung.
  4. Die Vorschau zeigt sofort, wie die Nachricht mit Beispielwerten aussieht.
  5. Benachrichtigungen speichern antippen.
Gut zu wissen

Teile in [eckigen Klammern] erscheinen nur, wenn der Platzhalter darin einen Wert hat. Beispiel: [Dein Trainer: „{nachricht}“ ]Bitte ergänze deinen Nachweis. – ohne Trainer-Text bleibt nur „Bitte ergänze deinen Nachweis.“ übrig. Mit {standardtext} baust du den automatischen Text ein, z. B. „Kurz notiert: {standardtext}“.

Codes, „Passwort vergessen?“-Links und Einladungen werden immer verschickt und lassen sich nicht abschalten. Mit Standardtext wiederherstellen kehrst du zum ursprünglichen Text zurück.

Was ist neu?

Nach einem Update zeigt PREPRIME+ jedem einmal kurz, was sich geändert hat – nur die Punkte, die ihn betreffen: Spieler sehen andere Neuerungen als Trainer oder Administratoren. Wer das Fenster schließt, sieht es zu dieser Version nicht noch einmal. Unter „Dein Konto“ → Was ist neu? lässt es sich jederzeit wieder öffnen.

E-Mail-Versand

Ohne eigene Einstellung verschickt PREPRIME+ von noreply@preprimeplus.de – das passt für die meisten Vereine. Unter „E-Mail-Versand“ kannst du eine eigene Absenderadresse eintragen (dann aber eine Adresse einer Domain, deren Mailversand zum Server passt, sonst landen Mails im Spam). Mit Test-E-Mail senden prüfst du, ob Mails ankommen. Über den Absender laufen Codes, Einladungen, „Passwort vergessen?“, Rückfragen an Spieler ohne Handy-Benachrichtigungen und Sicherheitshinweise.

Sicherung, Speicher und Protokoll

  • Daten sichern – Datenbank und Nachweise als ZIP-Datei herunterladen. Zusätzlich sichert PREPRIME+ die Datenbank jede Nacht automatisch.
  • Nachweise & Speicherplatz – wie viel Platz die Nachweise pro Plan belegen. Nachweise beendeter Pläne kannst du vorzeitig löschen.
  • Protokoll – wer hat wann was geändert. Einträge werden nach 12 Monaten gelöscht.
Gut zu wissen

Server, Updates, nächtliche Aufgaben (Erinnerungen, Aufräumen, Sicherung) und die technische Überwachung übernimmt der Betreiber von PREPRIME+. Darum musst du dich nicht kümmern.

Datenschutz im Verein

  • Trainingseinträge und Nachweise werden drei Monate nach Ende eines Plans automatisch gelöscht.
  • Eine Datenauskunft für einen Spieler erstellst du im Verlauf des Spielers als ZIP-Datei.
  • Spieler können ihren Zugang selbst im Konto löschen; die Trainer werden informiert.
  • Spieler unter 16 bestätigen bei der Registrierung, dass ihre Eltern einverstanden sind (Art. 8 DSGVO). Wer sich schon vorher registriert hat, wird beim nächsten Öffnen einmal danach gefragt. Im Spielerprofil sehen Trainer, ob die Bestätigung vorliegt.